Jak napisać e-mail do dziekana? Poradnik na początek roku akademickiego

Studenci pierwszego roku, ale też ich starsi koledzy doskonale wiedzą, że mailowanie z pracownikami uczelni wcale nie jest proste. W tej społeczności obowiązują żelazne zasady komunikacji, których warto przestrzegać, aby nie popełnić gafy oraz nikogo nie urazić i skutecznie załatwić swoją sprawę. Jak to zrobić?  

Zanim zaczniesz maila, koniecznie sprawdź na stronie internetowej uczelni tytuł naukowy lub funkcję swojego odbiorcy. Dzięki temu oszczędzisz sobie nerwów, ponieważ nie każdy wykładowca jest profesorem. Na studiach możesz mieć zajęcia z magistrami, doktorantami, doktorami, doktorami habilitowanymi oraz profesorami. Jak zwrócić się w mailu do każdego z nich? Tutaj nie sprawdzi się taktyka zawyżania tytułów naukowych.  

Nie zaczynaj wiadomości od popularnej i błędnej formy “Witam", która w środowisku akademickim jest niedopuszczalna. Bardzo wielu wykładowców widząc na początku maila "Witam" po prostu ignoruje wiadomość lub czuje się urażonych, ponieważ forma ta nie jest odpowiednia do komunikacji z osobami wyższymi rangą lub starszymi wiekiem. Językoznawcy wskazują, że “witam" jest zarezerwowane dla osób na wyższym od nas stanowisku, bądź od nas starszych, a dawniej dla gospodarzy witających gości w swoim domu. Jak zacząć maila do wykładowcy bez “Witam"? 

Jeśli już znasz tytuł naukowy odbiorcy, to najlepiej jest zastosować formę: 

Szanowny Panie Profesorze/Szanowna Pani Profesor  

Warto pamiętać, że zwrócisz się tak wobec profesora uczelni, jak i doktora habilitowanego. Wynika to z polskiego zwyczaju akademickiego, ponieważ każdy dr hab. w najbliższych latach zostanie profesorem. Co z doktorami? Tutaj obowiązuje forma: 

Szanowny Panie Doktorze/Szanowna Pani Doktor 

Natomiast do doktorantów, czyli osób uczących się w Szkole Doktorskiej napiszesz: 

Szanowny Panie Magistrze/Szanowna Pani Magister 

Co z mailem do dyrektora, dziekana lub rektora? Tutaj o wiele lepiej zwrócić się do tych osób na podstawie pełnionej przez nie funkcji. Warto pamiętać, że grzecznościowo prodziekanom, prorektorom i wicedyrektorom przysługuje pełny tytuł - bez "pro" czy "wice". 

Szanowny Panie Dyrektorze/Szanowna Pani Dyrektor  

Szanowny Panie Dziekanie/Szanowna Pani Dziekan  

Szanowny Panie Rektorze/ Szanowna Pani Rektor 

Wiadomość mailowa ma być krótką, zwięzłą i zrozumiałą dla odbiorcy formą, więc w maksymalnie kilku zdaniach przedstaw wykładowcy swoja prośbę lub sprawę. W tytule maila unikaj słów “pilne", “ważne" lub nic nieznaczących haseł, których pracownik uczelni z pewnością dostaje wiele. Innym, ale równie niezwykle ważnym elementem maila do wykładowcy jest poprawność językowa oraz stosowanie form grzecznościowych bez emotikonów lub skrótowców.  

Jak zakończyć maila do pracownika uczelni i zostawić po sobie dobre wrażenie? Formy “Z poważaniem" oraz “Z wyrazami szacunku" są najpopularniejsze, ale możesz pokusić się także o “Łączę wyrazy szacunku" lub “Łączę pozdrowienia", po których nie zamieszczamy znaków interpunkcyjnych. Pamiętaj również o tym, żeby przed wysłaniem maila odpowiednio się podpisać, ale nie tylko imieniem i nazwiskiem. Wykładowca otrzymuje wiele wiadomości od kilkudziesięciu studentów, dlatego podaj swój kierunek studiów, rok i grupę lub funkcję, jeśli jesteś starostą roku lub przewodniczącym samorządu.  

Źródło: pisarnia.pl, vimeo.com.